漫漫公文路 | |||
送交者: 2022年05月24日09:16:32 于 [世界时事论坛] 发送悄悄话 | |||
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呼延狄
“路漫漫其修远兮,吾将上下而求索”,用屈原的这句诗来形容公文旅行那是再贴切不过了,只是有点亵渎他老人家了。 想起当年在国内工作时,单位在国外订购了些仪器,货到后要到海关去办取货手续,于是跟着同事到了海关,厚厚的一叠单据递进去,那位海关办事员翻了几页后,把我们的单据推了出来,说填错了,重新填好后再来。同事说:那麻烦你再给看看,后面的是不是都填对了。没想到那小子没理同事的茬,眼睛往后一看,嘴里说了声:下一个。我后来就没再跟着,不知道我那位倒霉的同事又跑了几趟才把那批仪器取回来。 到美国后,为了办绿卡,没少和政府打交道,不过所有的公文都是公司的律师给办的,倒也没觉得有多麻烦。可当一切都办妥了,公司和律师也结完账了,我又想起来还有两个问题,于是就写信给律师,想问问清楚(那时还没有 email,当然也没有微信)。律师态度很好,很快就回信回答了我的问题。正在高兴的时候,律师的账单来了,打开一看,小二百块,详细地列有处理时间,研究时间,秘书的和律师的时间,他们的收费标准以及办公费用等。不知其难,只知其贵,教训是:没什么了不得的事,别给律师打电话。 新冠疫情来了,回国成了老大难的问题。可非要办些事怎么办,只好通过领馆办理相关文件来委托国内的亲戚朋友办理,最典型的就是办理三级认证。想弄清楚什么叫三级认证,先得弄清什么是海牙认证,这用一两段话说不清楚,可以到这里🔗去读一读。 简答地说,办理三级认证要分三步走:
说起来不难,可有些细节值得注意,特别是现在,因为新冠疫情,有些部门(比如领馆)关门,不接待来访,所有的文件都得通过邮件办理。错了一点,来回就又得两星期,让人上火,可又急不得恼不得的。 第一步,地方公证。说起来很简单而且是免费的,可有些细节一定要注意。多数银行都提供这项服务,如果你是那家银行的客户,公证服务是免费的。记住,州务卿认证对地方公证的文件是有格式要求的,而很多地方公证员不知道这个要求,所以他们很可能会在你的文件上盖章、签字,然后微笑着对你说:好啦,谢谢使用我们的公证服务。你拿着这份公证书到州里去认证,人家会告诉你,格式不对,重来。如果你要是用邮件的办法,对不起,两个星期就浪费了。 以办理一份美国护照的复印件及中文译本公证为例,地方公证书的格式必须满足下面的要求: 必须有一份由公证员开出的公证书(Public notary statement/certification)而且公证书必须是单独的一页,上面有公证图章和公证员在州里备注过的正式签字,另外还有一段文字说明所公证的文件(见右图)。你最好把这个空白的公证书打印出来,带去让公证员填写以确保格式的正确。所有被公证的文件要用订书机和公证书订在一起。为了确保文件格式能满足州里的要求,最好在做公证前到州政府的网站上去查一下他们的具体要求。州务卿办公室应该有服务电话和 email,可以询问,税不能白交,是不是。 另外有些州的法律规定,公证员必须能从文字上理解所公证的文件,所以如果你需要公证中文的文件(如委托书等),在这些州,就得找到懂中文的公证员来做公证。 第二步,州务卿认证。如果地方公证做得满足要求,这一步非常容易。首先应该找到州务卿的官方网站,在那可以找到所有的信息并能下载认证申请表(APOSTILLES & AUTHENTICATIONS REQUEST FORM)。疫情期间,很多州的办公室都关门了,这类公文只能通过邮件办理,一般需要两个星期。这项服务是收费的,不贵。通过邮件处理,每份五刀,到办公室立等可取,十五刀。最近各州办公室已经陆续开门了,所以拿着准备好的公证文件到州务卿办公室去办认证是最快的途径。在去之前最好到州务卿网站查好所有的信息,地址、停车位、作息时间、是否要预约、收费方法(他们一般只收支票)等,免得白跑一趟。 州务卿办公室会提供预先审查(review)服务。你可以通过 email 将文件的影印件寄去让他们先核查一下,看看是否满足他们做认证的要求。如果一切都好,你应该把那封回信打印出来,和你的文件一起寄去或带到州务卿办公室去。有那封回信,他们就不会再检查一遍,直接就做认证了(盖章、签字)。各州认证书的格式不太一样,但都有一个挺威风的印章,右图是从网上找的样子。再说一遍,所有被公证的文件要用订书机和公证书订在一起。认证后,不要动那个订书钉,那也是被认证过的文件的一部分。 第三步,中国领馆认证。这里有许多细节,在领馆的网站上没说清楚。
在填写申请表时需要填写你的 email 地址,千万别填错了,领馆如果有问题,会用那个 email 和你联系,要求更多的材料等。如果一切顺利,两个星期左右,就会收到领馆寄来的认证后的文件。领馆的认证标识会贴在州认证书的后面。恭喜你,三级认证顺利完成,“路漫漫其修远兮”,名副其实。最后是国际邮寄,疫情期间,快递不快,花两、三个星期甚至更长的时间寄快递是常态。记好邮件的 Tracking Number 以备查询。 但愿疫情早日结束,有事回去办,还是要方便得多。 -- 此篇仅为经验分享,各州的情况不同,还是要以当地的法律和规定为准。州务卿(The secretary of your state)办公室的官方网站和中国领馆的官方网站是获取信息的最佳来源。 -- 中国驻美使馆网站 🔗 |
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